[기획자의 노트] 800명 송년회 좌석 배치부터 해커톤 팀 빌딩까지: 콩콩(Congkong)으로 '엑셀 지옥' 탈출하기

매년 연말이 되면 행사 담당자들의 모니터 앞에는 수천 개의 행(Row)으로 가득 찬 엑셀 파일이 열려 있습니다. 800명의 좌석 배치, 갑작스러운 VIP의 참석 통보, 해커톤 팀 빌딩의 밸런스 붕괴... 우리는 언제까지 '감'과 '수작업'에 의존해야 할까요?

지난 포스팅에서 <행사 유형별 전략적 팀 배정 및 좌석 배치 이론>을 다뤘다면, 오늘은 이를 '콩콩(Congkong)' 이벤트 테크 솔루션을 통해 현실에서 어떻게 구현할 수 있는지 구체적인 시나리오로 풀어보겠습니다.

단순한 등록 도구를 넘어, 행사의 OS(Operating System)로서 콩콩을 활용하는 고급 가이드입니다.

📍 Scenario 1. 800명 규모 사내 송년회 (Gala Dinner)

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Mission: 혼잡 없는 입장과 전략적인 좌석 믹스(Mix)

800명이 한꺼번에 몰리는 리셉션장은 전쟁터와 같습니다. 종이 명단을 뒤적이는 시간은 이제 끝내야 합니다.

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1. [입장] 3초 컷 '스마트 체크인'과 좌석 자동 안내

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콩콩의 핵심은 COP(Congkong Operation Platform)에 있습니다. 사전에 엑셀로 정리된 좌석 배정 데이터를 업로드하면 준비는 끝납니다.

• 솔루션 적용: 참가자가 도착하여 키오스크에 QR(알림톡)을 찍는 순간, 0.5초 만에 네임택이 출력됩니다.
• Killer Feature: 네임택 하단에 "Table 24 (B-Zone)"라고 굵게 인쇄되도록 템플릿을 설정하세요. 별도의 안내 인력 없이도 참가자는 자신의 구역과 테이블을 직관적으로 찾아갑니다.

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2. [좌석] '존(Zone)' 시스템과 노쇼(No-Show) 대응

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행사 시작 15분 전, 아직도 빈자리가 많다면? 콩콩의 실시간 대시보드가 빛을 발할 때입니다.

• 솔루션 적용: 관리자 페이지에서 실시간 입장률을 확인합니다. 특정 테이블이 비어 있다면 현장 매니저에게 즉시 알림을 보내 '테이블 통폐합(Consolidation)'을 지시할 수 있습니다.
• Tip: VIP 도착 시 의전팀에게만 자동 푸시 알림이 가도록 설정하여, 영접의 골든타임을 놓치지 마세요.

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3. [재미] 공정하고 화려한 '디지털 럭키드로우'

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명함 통을 휘젓는 구시대적 추첨은 그만. 콩콩의 경품 추첨 시스템은 현장에 '체크인한 사람'만을 모수(Parameter)로 잡습니다.

• 솔루션 적용: 대형 스크린에 룰렛이 돌아갑니다. "자리에 없는 김대리"가 호명되어 분위기가 식을 일이 없습니다. 입장한 사람 중에서만 추첨 되니까요.

📍 Scenario 2. 혁신 해커톤 (Hackathon)

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Mission: 개발자만 모이는 참사를 막아라 (밸런스 팀 빌딩)

해커톤의 성패는 '이질적인 역량의 결합'에 달려 있습니다.

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1. [등록] 사전 데이터 태깅(Tagging)을 통한 밸런싱

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참가 신청 단계에서 '직군(개발/기획/디자인)'과 '숙련도'를 받으셨나요?

• 솔루션 적용: 콩콩 COP에서 이 데이터를 필터링하여 팀 밸런스를 시뮬레이션합니다. 특정 팀에 개발자가 부족하다면, 타겟 문자/알림톡 발송 기능을 이용해 "B팀으로 이동 가능한 개발자를 찾습니다"라는 메시지를 특정 그룹(개발자 태그 보유자)에게만 발송할 수 있습니다.

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2. [네트워킹] '직관적 식별'을 위한 컬러 코딩 명찰

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서로 모르는 상태에서 팀 빌딩을 해야 한다면, 명찰이 곧 이력서가 되어야 합니다.

• 솔루션 적용: 콩콩의 명찰 출력 시스템은 데이터 값에 따라 디자인을 다르게 출력할 수 있습니다.

• 개발자: 파란색 띠 + "Hacker"
• 디자이너: 노란색 띠 + "Hipster"
• 기획자: 빨간색 띠 + "Hustler"

• 참가자들은 색깔만 보고도 "우리 팀엔 노란색이 필요해!"라며 즉각적인 팀 구성에 나설 수 있습니다.

📍 Scenario 3. 네트워킹 파티 (Networking Mixer)

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Mission: 어색한 침묵 깨기 (Ice-Breaking)

자유롭게 돌아다녀야 하는 파티에서, 참가자들에게 '움직일 명분'을 줘야 합니다.

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1. [미션] 움직이게 만드는 'WOW스탬프 투어'

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사람들은 가만히 있으려는 관성이 있습니다. 이를 깨는 것이 콩콩의 디지털 스탬프입니다.

• 솔루션 적용: 행사장 구석구석(스폰서 부스, 식음료 존, 체험존)에 WoW스탬프를 배치하세요. "모든 스탬프를 찍으면 한정판 굿즈 제공"이라는 미션을 주면, 참가자들은 자연스럽게 이동하며 마주치는 사람들과 동선을 공유하게 됩니다.

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2. [소통] 주인공으로 만들어주는 '인스타 라이브 월'

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• 솔루션 적용: 참가자들이 지정된 해시태그(#우리회사송년회)로 사진을 올리면, 행사장 중앙 스크린에 실시간으로 피드가 올라옵니다(Insta Live Wall).
• Tip: 콩콩의 포토 키오스크와 연동하면, 올린 사진을 현장에서 즉석 인화해 줍니다. 사진을 기다리는 시간은 자연스러운 스몰 토크의 장이 됩니다.

📍 Scenario 4. 교육 워크숍 (Workshop)

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Mission: 학습 몰입도 강화 및 이수 관리 자동화

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1. [자료] 무거운 책자 대신 '모바일 자료실'

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• 솔루션 적용: 콩콩 모바일 페이지 내 [자료실] 메뉴에 발표 자료를 업로드하세요. 참가자는 스마트폰으로 슬라이드를 보며, 실시간 [질문하기] 기능으로 강사에게 익명 질문을 던질 수 있습니다. 이는 소극적인 참가자의 참여율을 200% 높여줍니다.

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2. [증빙] 논란 없는 '세션별 출석 체크'

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"저 교육 들었는데요?"라는 항의를 방지합니다.

• 솔루션 적용: 강의장 입구마다 QR 리더기를 두거나, 화면에 뜬 코드를 입력하게 하는 세션 체크인 기능을 활용하세요. 교육 종료 후, 데이터에 기반하여 이수증을 자동 발급하거나, 참여도가 높은(체류 시간이 긴) 직원에게 시상할 수 있습니다.

💡 결론: 엑셀은 거들 뿐, 운영은 '시스템'으로

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800명의 좌석을 배치하는 것은 '엑셀'이 하지만, 그 800명을 혼란 없이 자리에 앉히고, 즐겁게 만들고, 데이터를 남기는 것은 '솔루션'의 영역입니다.

콩콩(Congkong)을 도입한다는 것은 단순한 앱 하나를 쓰는 것이 아닙니다.

기획자의 머릿속에만 있던 전략을 '오류 없이 실행(Execution)'하고, 그 결과를 '데이터(Data)'로 증명한다는 뜻입니다.

이번 행사는 '감' 대신 '콩콩' 하세요.

[Contact]

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