아직도 엑셀로 참석자 관리? 2025년 B2B 행사, 이벤트테크로 스마트하게 바꾸세요

B2B 이벤트 기획자님, 혹시 당신의 키보드에서 `Ctrl+F` 키가 유독 닳아있지는 않으신가요? 수백, 수천 명의 명단이 담긴 엑셀 시트에서 특정 참가자를 찾고, 수정하고, 또 확인하는 작업. 우리에게 너무나 익숙하지만, 생각해보면 가장 많은 시간과 노력을 쏟고 있는 과정일 겁니다.

엑셀은 훌륭한 도구지만, 역동적으로 변화하는 이벤트를 관리하기엔 너무나 정적입니다. 참가자 정보가 변경될 때마다 발생하는 데이터 부정합의 위험, 행사 당일 현장에서 발생하는 변수를 실시간으로 반영하지 못하는 한계, 그리고 행사가 끝난 뒤 뿔뿔이 흩어진 데이터 파일을 취합하며 보내는 고통스러운 시간까지.

2025년, 이제 이 비효율의 고리를 끊어낼 때입니다. 단순한 실행 도구를 넘어, 행사의 전체 프로그램을 총괄하는 전략적 파트너, '이벤트테크'가 그 해답입니다. 낡은 엑셀 방식과 스마트한 이벤트테크 방식이 어떻게 다른지, 행사 단계별로 비교해 보겠습니다.

1. 사전등록 & 참가자 관리: '복사-붙여넣기'의 늪에서 벗어나기

- The Excel Way (구시대 방식):

참가 신청은 구글 폼으로 받고, 응답 결과를 엑셀로 내려받습니다. 중복 신청자를 필터링하고, 오타를 수정하고, 유료 결제 여부를 일일이 확인해 다른 시트에 옮겨 적습니다. 행사 안내 메일을 보내기 위해 메일링 리스트를 수동으로 만들고, 변경 사항이 생길 때마다 모든 파일을 다시 업데이트해야 합니다.

- The Event Tech Way (콩콩 방식):

'콩콩' 플랫폼에서 브랜드 로고와 색상을 적용한 맞춤형 등록 페이지를 코딩 없이 몇 분 만에 생성합니다. 참가자가 등록을 완료하면, 그 정보는 즉시 중앙 데이터베이스에 안전하게 저장됩니다. 동시에 참가자에게는 카카오 알림톡이나 이메일로 QR코드가 담긴 모바일 티켓이 자동으로 발송됩니다. 모든 과정이 자동화되어 데이터 누락이나 중복의 위험이 원천적으로 차단되고, 기획자는 참가 신청 현황을 대시보드에서 실시간으로 확인할 수 있습니다.

2. 현장 운영: '참석자 명단 출력'은 이제 그만!

- The Excel Way (구시대 방식):

행사 전날 밤, 최종 참가자 명단을 가나다순으로 정렬해 수십 장을 출력합니다. 행사 당일, 입구에 배치된 여러 명의 스태프들은 이 종이 명단을 들고 형광펜으로 참석자를 일일이 지워가며 체크인합니다. 현장 등록자는 별도의 용지에 수기로 작성해 나중에 다시 엑셀에 입력해야 합니다.

- The Event Tech Way (콩콩 방식):

'콩콩'이 발송한 모바일 티켓의 QR코드를 스캐너로 '삑' 소리와 함께 스캔하면 체크인이 완료됩니다. 평균 처리 시간은 단 5초. 체크인과 동시에 참가자의 정보가 담긴 명찰이 즉시 출력되어 길고 복잡한 대기열이 사라집니다. 스태프들은 더 이상 명단과 씨름할 필요 없이, 참가자를 환영하고 안내하는 데 집중할 수 있습니다. 모든 체크인 과정은 실시간으로 기록되어 행사 책임자는 사무실에서도 정확한 참석률을 즉시 파악할 수 있습니다.

3. 데이터 분석과 성과 증명: '감'이 아닌 '숫자'로 말하기

- The Excel Way (구시대 방식):

행사가 끝난 뒤가 진짜 시작입니다. 사전등록 엑셀 파일, 현장 등록 수기 명단, 세션별 사인 시트를 모두 모아 하나의 파일로 합치는 데만 며칠이 걸립니다. 어떤 세션이 인기 있었는지, 어떤 부스에 사람이 몰렸는지 정확한 데이터가 없어 오직 '감'에 의존해 결과 보고서를 작성합니다. 투입된 예산 대비 성과(ROI)는 당연히 측정 불가능한 영역입니다.

- The Event Tech Way (콩콩 방식):

'콩콩'은 행사의 모든 순간을 데이터로 포착하여 정밀한 분석과 전략적 통찰력을 제공합니다. 참가자가 어떤 세션에 얼마나 머물렀는지, 스탬프 투어를 통해 어떤 기술에 관심을 보였는지, 모든 행동 데이터가 플랫폼에 자동으로 축적됩니다. 행사가 끝나면 클릭 한 번으로 참여율, 만족도, 인구통계 정보가 담긴 리포트가 PDF로 자동 생성됩니다. "참가율 30% 증가, 준비 시간 50% 감소"와 같은 구체적인 ROI 지표 제시가 가능해집니다.

2025년, B2B 이벤트의 성공은 더 이상 기획자의 '열정'이나 '노력'에만 달려있지 않습니다. 스마트한 기술을 활용해 비효율을 제거하고, 그 에너지를 더 가치 있는 '기획'과 '참가자 경험'에 쏟는 것. 그것이 바로 승리의 전략입니다.

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