모든 성공적인 이벤트의 시작은 '왜(Why)'라는 질문에 대한 명확한 답변에서 비롯됩니다. 이벤트를 왜 개최하는가? 주최 기관, 참가자, 후원사 등 핵심 이해관계자들이 이벤트를 통해 얻고자 하는 것은 무엇인가? 이 근본적인 질문에 대한 답이 없다면, 아무리 화려한 이벤트라도 방향을 잃고 표류하게 됩니다.

'SMART' 목표 설정: 막연한 기대를 구체적인 성공으로

InEvent에서 강조하듯, 막연한 목표는 실패로 가는 지름길입니다. '성공적인 학술대회 개최'와 같은 모호한 목표 대신, SMART 원칙에 따라 측정 가능하고 달성 가능한 구체적인 목표를 수립해야 합니다.

• Specific (구체적으로): 누가, 무엇을, 어디서, 어떻게 달성할 것인가?

  (X) 참가자 만족도 높이기
  (O) 신경과학 분야 신진 연구자들의 논문 발표 참여율을 높이고, 네트워킹 만족도를 향상시킨다.

• Measurable (측정 가능하게): 성공을 어떻게 수치로 증명할 것인가?

  (X) 많은 사전등록 유치
  (O) 전년 대비 사전등록률 15% 증가, 현장 등록률 5% 미만으로 유지.

• Achievable (달성 가능하게): 주어진 예산, 인력, 시간으로 현실적인 목표인가?

  (X) 예산 고려 없이 세계 최고 연사 10명 초청
  (O) 예산 범위 내에서 Top-tier 연사 2명, 라이징 스타 연사 5명을 섭외한다.

• Relevant (연관성 있게): 이벤트의 궁극적인 'Why'와 연결되는 목표인가?

  (X) 트렌드라는 이유로 무리하게 메타버스 도입
  (O) 신진 연구자 네트워킹 강화라는 목표 달성을 위해, AI 매칭 기능이 탑재된 모바일 앱을 도입한다.

• Time-bound (기한이 명확하게): 언제까지 목표를 달성할 것인가?

  (X) 빠르게 홍보 시작
  (O) D-180일: 1차 얼리버드 등록 시작, D-90일: 2차 등록 마감, D-30일: 최종 프로그램 공지.

예산 수립: 숨어있는 비용과 비상 자금을 찾아라

상세한 예산안은 이벤트의 뼈대입니다. 대관료, 연사비, 식음료(F&B) 등 눈에 보이는 큰 비용 외에도 놓치기 쉬운 항목들이 많습니다.

숨은 비용 체크리스트:

• 인허가 비용 및 세금 (부가가치세 등)
• 보험료 (행사 취소, 상해 등에 대한 종합 보험)
• 홍보물 디자인 및 인쇄비, 디지털 광고비
• 플랫폼 사용료 (등록 시스템, 모바일 앱, 스트리밍 서비스)
• 현장 인력(스태프, 보안, 청소) 인건비 및 식대
• 통역 장비 및 통역사 비용
• 각종 라이선스 비용 (음악, 폰트, 이미지)

가장 중요한 것은 전체 예산의 10~15%를 '비상 자금(Contingency Fund)'으로 반드시 책정하는 것입니다. 갑작스러운 장비 고장, 예상보다 높은 물가 상승, 긴급한 방역 조치 등 예측 불가능한 상황은 언제나 발생할 수 있습니다. 비상 자금은 이러한 위기 상황에서 계획이 좌초되는 것을 막아주는 가장 중요한 안전장치입니다.

성공적인 학술대회 개최를 위해서는 이처럼 초기 기획 단계부터 매우 체계적인 접근이 필요합니다. 만약 국제회의나 대규모 학술대회를 처음 기획한다면, 전문 PCO의 경험과 네트워크를 활용하는 것이 리스크를 줄이고 행사의 품격을 높이는 현명한 선택이 될 수 있습니다. 콩콩의 전문적인 학회 솔루션은 바로 이러한 전문적인 지원을 제공합니다.

전략과 목표가 수립되었다면, 이제 수백 개의 퍼즐 조각을 맞춰 하나의 큰 그림을 완성해야 하는 '실행'의 단계입니다. Kaltura가 제시한 20가지 필수 단계를 기반으로, 프로젝트 관리를 위한 핵심 노하우를 정리했습니다.

마스터 플랜과 타임라인: 모두가 공유하는 단 하나의 로드맵

엑셀이나 Asana, Trello와 같은 프로젝트 관리 툴을 활용하여 '마스터 플랜'을 만드세요. 이 플랜에는 모든 태스크, 담당자, 마감일, 그리고 태스크 간의 의존성이 명확하게 표시되어야 합니다.

• 주요 마일스톤: D-360(킥오프), D-270(장소/날짜 확정), D-180(연사 섭외/홈페이지 오픈), D-90(얼리버드 마감), D-30(최종 준비), D-Day(실행), D+30(결과 보고)
• 간트 차트(Gantt Chart)를 활용하면 각 업무의 진행 상황과 전체 타임라인을 시각적으로 파악하기 용이하여, 팀원 모두가 동일한 진행 상황을 인지하고 협업할 수 있습니다.

콘텐츠가 왕이다: 연사 및 초록 관리

이벤트의 핵심은 단연 콘텐츠입니다. 연사 섭외는 최대한 일찍 시작하고, 계약서에는 발표 자료 제출 마감일, 저작권 귀속 문제, 제공 사항(항공, 숙박 등)을 명확히 명시해야 합니다.

특히 학술대회의 경우, 수백 건의 논문과 초록을 접수하고 심사하는 과정은 매우 복잡합니다. 이메일이나 구글 폼으로 이를 관리하는 것은 실수와 누락의 원인이 됩니다. 안정적인 학회 솔루션을 도입하면 제출부터 심사, 결과 통보, 프로그램 편성까지 전 과정을 자동화하여 업무 효율을 극대화하고 연구자들에게 신뢰감을 줄 수 있습니다.

전략적 마케팅 및 커뮤니케이션

최고의 콘텐츠를 준비했더라도, 잠재 참가자들이 알지 못하면 무용지물입니다.

• 사전 마케팅: 이벤트의 가치를 지속적으로 알리는 것이 중요합니다. 단순히 '등록하세요'라고 외치기보다, 확정된 주요 연사 인터뷰, 작년 행사 하이라이트 영상, 다룰 주제에 대한 티저 콘텐츠 등을 통해 기대감을 높여야 합니다.
• 참가자 커뮤니케이션: 등록한 참가자들에게는 정기적인 뉴스레터를 통해 준비 상황을 공유하고, 행사장에서 유용하게 쓰일 팁(교통, 주변 맛집 등)을 제공하여 '케어받고 있다'는 느낌을 주어야 합니다.

이제 기술은 더 이상 선택이 아닌 필수입니다. EventMobi의 가이드처럼, 기술의 목표는 '참가자 경험'을 극대화하는 것이어야 합니다.

첫인상을 결정하는 등록 시스템과 모바일 앱

참가자가 처음으로 이벤트를 만나는 순간은 바로 '등록' 과정입니다. 복잡하고 느린 등록 페이지는 시작부터 부정적인 경험을 안겨줍니다. 직관적이고 모바일 친화적인 디자인, 간편한 결제 시스템은 필수입니다. 체계적인 등록 관리를 위해서는 엑셀보다 전문 사전등록 및 체크인 솔루션을 활용하여 참가자 데이터를 안전하고 효율적으로 관리하는 것이 바람직합니다.

모바일 이벤트 앱은 이제 '움직이는 안내 데스크'이자 '네트워킹 허브'입니다.

• 필수 기능: 개인화된 아젠다, 실시간 공지(Push Notification), 연사 및 참가자 목록, 발표자료 다운로드, 실시간 투표 및 Q&A
• 네트워킹 강화: AI 기반의 참가자 추천, 1:1 메시지 및 미팅 예약 기능은 참가자들이 가장 가치있게 생각하는 네트워킹 경험을 극대화합니다.

하이브리드 이벤트: 두 마리 토끼를 잡는 기술

하이브리드 이벤트의 성공은 온라인과 오프라인 참가자 모두에게 동등한 수준의 경험을 제공하는 것에 달려있습니다.

• 온라인 참가자 경험: 단순한 웹캠 스트리밍을 넘어, 온라인 참가자만을 위한 전용 세션, 가상 네트워킹 라운지, 온라인 Q&A 모더레이터 등을 운영하여 소외감을 느끼지 않도록 해야 합니다.
• 출결 및 참여 증명: 특히 교육이나 학술대회에서는 이수 시간 증명이 중요합니다. 누가, 언제 접속해서, 얼마나 오래 세션을 시청했는지 정확히 기록하고 증명서를 발급해주는 온라인 출결관리 시스템은 하이브리드 행사의 신뢰도를 높이는 핵심 기술입니다.

지속가능한 이벤트와 디지털 혁신

수많은 인쇄물을 사용하던 과거와 달리, 이제는 기술을 통해 지속가능성을 실천할 수 있습니다. 예를 들어, 거대한 인쇄 포스터 보드를 설치하는 대신 최신 이벤트 기술을 도입하면, 인쇄 및 폐기물 비용을 절감하는 동시에 참가자들이 키오스크나 모바일 앱을 통해 모든 포스터를 쉽게 검색하고 발표자와 소통할 수 있어 환경 보호와 참가자 편의라는 두 마리 토끼를 모두 잡을 수 있습니다.

이벤트는 끝나는 순간 새로운 시작을 준비해야 합니다. 성공을 데이터로 증명하고, 그로부터 얻은 교훈을 다음 이벤트를 위해 자산화하는 과정은 기획만큼이나 중요합니다.

무엇을 측정할 것인가? (KPI 설정)

SMART 목표 설정 단계에서 정의했던 KPI(핵심성과지표)를 기준으로 성과를 측정해야 합니다.

• 참가자 관련 지표: 최종 등록 인원, 국가/기관별 분포, 세션별 참석률, 모바일 앱 다운로드 및 사용률, 설문조사 만족도 점수
• 재무 관련 지표: 최종 예산 대비 집행률, 티켓 판매 수익, 후원금 유치액, 1인당 참가자 유치 비용(Cost per Attendee)
• 마케팅/홍보 관련 지표: 웹사이트 트래픽 및 전환율, 소셜 미디어 노출 및 참여율, 언론 보도 건수

어떻게 데이터를 수집하고 분석할 것인가?

• 사후 설문조사: 이벤트 종료 후 24시간 이내에 발송하는 것이 가장 회신율이 높습니다. 전체 만족도, 세션별 만족도, 네트워킹 기회, 향후 참여 의사 등을 물어보세요.
• 기술 플랫폼 데이터: 등록 시스템, 모바일 앱, 온라인 출결 시스템에 축적된 데이터를 분석하면 어떤 세션이 가장 인기 있었는지, 참가자들이 어떤 기능에 가장 많이 참여했는지 객관적인 인사이트를 얻을 수 있습니다.
• 소셜 미디어 모니터링: 이벤트 해시태그(#)를 분석하여 참가자들의 솔직한 반응과 피드백을 수집합니다.

결과 보고서: 이해관계자를 위한 스토리텔링

단순히 데이터를 나열하는 것을 넘어, 스토리를 담은 보고서를 작성해야 합니다.

"이번 학술대회는 전년 대비 15% 증가한 1,200명이 등록했으며, 특히 신진 연구자 참여율이 25%에 달해 세대교체라는 목표를 성공적으로 달성했습니다. 모바일 앱 Q&A 기능을 통해 500개 이상의 질문이 쏟아져 학술 교류가 매우 활발했음을 증명합니다."

와 같이 목표와 결과를 연결하여 서술하면 설득력이 높아집니다.